6 dalykai, kuriuos kasdien daro labiausiai organizuoti žmonėsKreditas: Gregoras SchusterisJūsų gyvenimas užimtas. Darbo ir gyvenimo pusiausvyra yra iššūkis. Jaučiate, kad skleidžiate save taip plonai, kad pradėsite dingti.
Daugelis iš mūsų taip jaučiasi. Bet ne visi mes. Labiausiai organizuoti žmonės to nedaro.
Kaip NYT bestselerio autorius ir neuromokslininkas Danielis J. Levitinas paaiškina, kad VIP sutikti žmonės, atrodo, nėra išsibarstę ir pasiutę.
Jie ramūs, Saunus ir „šiuo metu“, ne žongliruodamas devyniais dalykais ir nerimaudamas dėl to, kad tai padarys 19 val.
Nesunku išsiaiškinti, kodėl: jie turi pagalbos - padėjėjų ir padėjėjų, kurie rūpinasi šiais dalykais, kad VIP galėtų būti „šiuo metu“.
Per Organizuotas protas: mąstymas tiesiai informacijos perkrovos amžiuje :
Vykdydamas mokslinio tyrėjo darbą, aš turėjau galimybę susitikti su valdytojais, kabineto nariais, muzikos garsenybėmis ir „Fortune 500“ įmonių vadovais. Jų įgūdžiai ir pasiekimai skiriasi, tačiau vienas dalykas yra nepaprastai pastovus. Mane ne kartą nustebino tai, kaip išlaisvina, kad jiems nereikia jaudintis dėl to, ar yra kažkas kitas, ar jie turi būti, su kuo jie turi kalbėtis. Jie neskubėdami užmezga akis, užmezga akis, atsipalaiduoja ir yra iš tikrųjų šalia to, su kuo kalba. Jie neturi jaudintis, jei yra kažkas svarbesnis, su kuriuo tuo metu turėtų kalbėtis, nes jų darbuotojai - jų išoriniai dėmesio filtrai - jau nustatė, kad tai yra geriausias būdas naudoti savo laiką.
Turi būti malonu, nes jūs ir aš turime atlikti daug užduočių ir sutrumpinti reikalus, kad viską atliktumėte, pabrėždami visą laiką.
Bet štai kas: Jūs taip pat galite būti toks. Tam nereikia 10 darbuotojų.
Taigi, kas yra jūsų padėjėjas? Tu esi. Tada kas yra VIP? Tu esi. (Taip, aš aktyviai skatinu jus išsiugdyti susiskaldžiusią asmenybę.)
Iš anksto suplanavę pakankamai laiko, galite būti tikri ir organizuoti kaip ir JAV prezidentas.
(Norėdami sužinoti daugiau, ką daro produktyviausi žmonės, spustelėkite čia .)
Mums tiesiog reikia iš anksto sukurti keletą sistemų. Koks yra pirmasis žingsnis?
Susiję pranešimai: 6 dalykai, kuriuos kasdien daro produktyviausi žmonės
1) VIP smegenys tuščios. Ir tai yra geras dalykas.
JAV prezidentas beviltiškai nebando prisiminti savo darbų sąrašo.
Jis perdavė savo darbuotojams visus dalykus, kurie ateis, kad galėtų 100% sutelkti dėmesį į tai, kas yra priešais jį.
Ne, jūs neturite grupės pagalbininkų, tačiau vis dar yra pagrindinis principas, kurį galite naudoti: Išimk iš galvos.
Per Organizuotas protas: mąstymas tiesiai informacijos perkrovos amžiuje :
Perkelkite organizavimo naštą iš mūsų smegenų į išorinį pasaulį ... Juos užrašę, jie išeina iš jūsų galvos, išvalydami smegenis nuo netvarkos, trukdančios sugebėti sutelkti dėmesį į tai, į ką norite sutelkti dėmesį.
Viskas, dėl ko nerimaujate, visi darbai ir rūpesčiai užrašomi vienoje vietoje.
Vienas. Neišsisklaidęs namuose esančiame bloknote, „iPad“ biure, el. Pašto dėžutėje, lipniose pastabose monitoriuje ir nepatikimoje atmintyje.
Tas išsisklaidymas verčia susimąstyti, ar ką nors pamiršote, ir tai rodo tyrimai sukelia nerimą .
Taigi išimkite jį iš galvos ir įtraukite į vieną sąrašą. Vėliau Pabaigti darbus autorius Davidas Allenas sako suskirstykite jį į 4 kategorijas:
- Daryk
- Deleguokite jį
- Atidėkite tai
- Mesk
Turėdami tuos 4 sąrašus žinote, ką iš tikrųjų turite padaryti, ir viskas vienoje vietoje. Tiesiog turint šį sąrašą yra didelis žingsnis link „VIP“.
Kodėl tai veikia? Už jo slypi kažkoks neuromokslas. Užrašant daiktus, deaktyvuojami „repeticijų ciklai“.
Per Organizuotas protas: mąstymas tiesiai informacijos perkrovos amžiuje :
Kai mūsų galvoje yra kažkas svarbaus - ypač „Atlikti“, - bijome, kad tai pamiršime, todėl mūsų smegenys tai repetuoja, mėtydamos aplinkui ir aplinkui ratu ką nors, ką kognityviniai psichologai iš tikrųjų vadina repeticijos ciklas - smegenų regionų tinklas, sujungiantis priekinę žievę tiesiai už jūsų akies obuolių ir hipokampą smegenų centre ... Problema ta, kad jis veikia per gerai, laikydamas daiktus repeticijoje, kol mes jų neprižiūrime. Jų užrašymas suteikia netiesioginį ir aiškų leidimą repeticijos ciklui juos paleisti, atpalaiduoti nervines grandines, kad galėtume sutelkti dėmesį į ką nors kita.
Tyrimai rodo, kad kai jūs paliekate nebaigtus ir nerimaujate, tai iš tikrųjų daro tave kvailu . Sprendimas? Užrašykite viską .
(Norėdami sužinoti daugiau apie tai, kaip didieji istorijos genijai naudojasi užrašų knygelėmis, spustelėkite čia .)
Taigi jūs iš savo smegenų patekote į visas užduotis ir patekote į sąrašą. Jūs žinote, ką galima deleguoti, atidėti ir atsisakyti - ir ką iš tikrųjų turite padaryti.
Dabar kaip išgyveni dieną kaip ramus VIP?
2) „p. Prezidente, netrukus prasidės jūsų kitas susitikimas
JAV prezidentas netikrina savo laikrodžio. Jis suplanuotas iki minutės, o padėjėjai pasako, kada laikas eiti.
Galbūt neturite padėjėjų, bet bet kuriame išmaniajame telefone yra aliarmai ir priminimai.
Per Organizuotas protas: mąstymas tiesiai informacijos perkrovos amžiuje :
Laiko valdymui taip pat reikia susisteminti savo ateitį priminimais. Tai yra, viena iš laiko valdymo paslapčių dabartyje yra numatyti ateities poreikius, kad neliktų visą laiką kratytis ir žaisti pasivyti.
Ironiška, bet jūsų telefonas tikriausiai trukdo jums nesvarbiais tekstais, el. Laiškais ir būsenos atnaujinimais, bet ne apie pagrindinius jūsų dienos prioritetus.
Nedaugelis iš mūsų turi savo kalendorių taip sutvarkytą anksčiau laiko, kad galėtume leisti jam kiekvieną akimirką diktuoti visus mūsų veiksmus.
Kas yra raktas? Aliarmai neveikia su darbų sąrašais.
Kaip Cal Newport rekomenduoja, priskirkite kiekvienam darbui laiko bloką savo kalendoriuje. Tada galite įvertinti, kiek iš tikrųjų galite nuveikti:
Suplanavimas verčia jus susidurti su realybe, kiek laiko jūs iš tikrųjų turite ir kiek laiko viskas užtruks. Dabar, kai peržiūrite visą vaizdą, galite gauti ką nors produktyvaus iš kiekvienos laisvos valandos, kurią turite savo darbo dieną. Jūs ne tik išspaudžiate daugiau darbo, bet ir galite įdėti darbo ten, kur tai galite padaryti geriausiai.
Jums rečiau atidėlioti kai veiklai yra priskirtas laiko blokas, nes sprendimas jau buvo priimtas.
Kai tik ji turi laiko bloką, galite būti VIP. Aliarmai leidžia jūsų protui būti ramiam, žinant, kad jums bus priminta apie kitą dalyką.
(Norėdami sužinoti daugiau apie tvarkaraštį, kurį sėkmingai seka žmonės kiekvieną dieną, spustelėkite čia .)
Aš žinau, ką kai kurie iš jūsų galvoja: Bet man trukdo. Aš išsiblaškau.
Tačiau yra būdas susitvarkyti su pertraukomis, net jei neturite slaptosios tarnybos informacijos, kad žmonės nebūtų jūsų biure.
3) Nustatykite filtrus
Kiekvieną rytą prezidentas gauna itin slaptą dokumentą su viskuo, ką jis turi žinoti iš jo vadovaujamų agentūrų.
Kokio rakto nėra dokumente, jo nėra: 50 būsenos atnaujinimų, 100 „tweet“, 10 kačių paveikslėlių ir 1 000 nesvarbių el. Laiškų.
Jis gali sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu, nes jo neblaško tai, kas neveikia. Tuo tarpu jūs tikriausiai jaučiatės priblokšti informacijos.
Per Organizuotas protas: mąstymas tiesiai informacijos perkrovos amžiuje :
Šiandien mūsų dėmesiniai filtrai lengvai perpildomi. Sėkmingi žmonės arba žmonės, kurie gali tai sau leisti, įdarbina daugybę žmonių, kurių darbas yra susiaurinti dėmesio filtrą. Tai yra, įmonių vadovai, politiniai lyderiai, išlepintos kino žvaigždės ir kiti, kurių laikas ir dėmesys yra ypač vertingi, aplink save turi žmonių, kurie efektyviai praplečia savo smegenis, atkartoja ir patobulina prefrontalinės žievės dėmesio filtro funkcijas, personalą.
„Aš turiu informacijos perkrovos!“, - tu šauki. Bet kaip technologijų vizionierius Molis Širkis sako, „Tai nėra informacijos perteklius; tai filtro gedimas “.
Jūsų dėmesys yra ribotas ir vertingas. Jums reikia mažiau informacijos. Jums reikia gerų filtrų.
Per Organizuotas protas: mąstymas tiesiai informacijos perkrovos amžiuje :
Mūsų smegenys tikrai gali apdoroti informaciją, kurią mes priimame, tačiau tai kainuoja: mums gali kilti problemų atskiriant nereikšmingą nuo svarbios, ir visas šis informacijos apdorojimas mus pavargsta. Neuronai yra gyvos ląstelės, kurių metabolizmas vyksta; jiems reikia deguonies ir gliukozės, kad išgyventų, o kai jie sunkiai dirba, patiriame nuovargį ...
Geras žemų technologijų sprendimas yra slėpti dalį dienos . Esu toks pat rimtas kaip širdies smūgis. Eikite ten, kur žmonės negali jūsų pasiekti, ir atlikite tvirtą darbą.
Tai nėra pasirinkimas visiems. Supratau. Jokiu problemu. Tačiau žmonės, manantys, kad technologijos juos perkrauna informacija, naudoja ją neteisingai.
Naudokite tokias technologijas kaip DVR, kad pakeistumėte laiko ryšį. Žmonės turėtų jus pasiekti tada, kai jūs to norite, o ne tada, kai jie to nori.
Tvarkykite visus ryšius nurodytu būdu “ partijos ': nustatytas laikas, kai tikrinate el. paštą, balso paštą ir pan.
Kai kurie žmonės sako: „Aš negaliu to padaryti“. Bet jūs tikriausiai galite tai padaryti daugiau, nei manote, ypač anksti ir vėlai.
Galbūt jūsų viršininkas nori, kad jūs juokingai reaguotumėte. Puiku. Nustatykite el. Pašto filtrą, kad tik viršininko el. Laiškai būtų nedelsiant gaunami.
Per Organizuotas protas: mąstymas tiesiai informacijos perkrovos amžiuje :
... galite nustatyti el. Pašto filtrus daugumoje el. Pašto programų ir telefonų, nurodydami tam tikrus žmones, kurių laiškus norite gauti iš karto, o kiti laiškai tiesiog kaupiasi jūsų gautuosiuose, kol turėsite laiko su jais susitvarkyti. Žmonėms, kurie tikrai negali atsisakyti el. Pašto, dar viena veiksminga gudrybė yra sukurti specialią asmeninę el. Pašto paskyrą ir suteikti tą adresą tik tiems keliems žmonėms, kurie turi turėti galimybę iš karto susisiekti su jumis, ir tikrinkite kitas savo sąskaitas tik nustatytu laiku.
(Norėdami sužinoti daugiau, kaip pasiekti darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą, spustelėkite čia .)
Taigi, jūs turite priminimus ir filtrus, ir jūs nebesibėgate.
Bet atsisėdus į darbą supranti, kad vis dar yra per daug ką nuveikti. Kaip galite būti ramus, kai yra tiek daug sprendimų, kuriuos reikia priimti?
Susiję pranešimai: 8 dalykai, kuriuos labiausiai sieja visi pasaulio žmonės
4) Neįtikėtina „pakankamai gera“ jėga
Prezidentas mažai priima sprendimus. Tūkstančiai žmonių, dirbančių po juo, tvarko tuos, todėl tik dideli dalykai burbuliuoja iki jo dienotvarkės.
Tačiau turint omenyje, kad tūkstančiai žmonių jūsų nedirba (o gal bet koks šiuo klausimu) jūs sprendžiate kiekvieną verslo ir asmeninį sprendimą.
Kaip aš sakiau anksčiau, ' Baigęs bandyti viską, tu gali padaryti bet ką. „Būkite viso to perfekcionistas ir turėsite nervų sutrikimą.
Išsaugokite savo ribota sprendimų priėmimo galia svarbiems dalykams. Visa kita turėtų būti „patenkinta“.
Kas tenkina? Tai menas greitai pasirinkti „pakankamai gerą“ parinktį. Tyrimai rodo, kad tai yra kelias į produktyvumą ir laimė .
Per Organizuotas protas: mąstymas tiesiai informacijos perkrovos amžiuje :
Naujausi socialinės psichologijos tyrimai parodė, kad laimingi žmonės nėra žmonės, kurie turi daugiau; veikiau tai žmonės, kurie džiaugiasi tuo, ką jau turi. Laimingi žmonės visą laiką užsiima pasitenkinimu, net jei to nežino. Warrenas Buffettas gali būti vertinamas kaip patenkinantis iki kraštutinumo - vienas turtingiausių pasaulio vyrų, jis gyvena Omahoje, kvartale nuo greitkelio, tuose pačiuose kukliuose namuose, kuriuose gyveno penkiasdešimt metų ... Bet Buffettas netenkina su savo investavimo strategijomis; pasitenkinimas yra priemonė nešvaistyti laiko dalykams, kurie nėra jūsų svarbiausias prioritetas. Jūsų prioritetinėms pastangoms tinkama strategija išlieka senamadiškas kompetencijos siekimas.
Ar dėl šio sprendimo prarasite darbą? Ne? Tada pasirinkite „pakankamai gerą“ sprendimą ir sutelkite dėmesį į tai, kas svarbiausia.
(Norėdami sužinoti daugiau apie tai, kas sieja visus sėkmingiausius žmones, spustelėkite čia .)
Jūsų viršininko prioritetai keičiasi vidurdienį. Į jūsų sąrašą vis įtraukiama daugiau dalykų. Kaip tai neįmesti beždžionės rakto į jūsų gerai parengtą planą?
5) „p. Prezidente, pasikeitė ... “
Kai pasikeis vyriausiasis vadas, jis pereis sklandžiai, nes jo padėjėjai jau peržiūrėjo dienos planus. Taigi jis lieka ramus.
Jūs taip pat galite likti kietas, bet tam reikia šiek tiek daugiau pastangų. Įeis nauji dalykai, pasikeis prioritetai ir reikia apdoroti bei prisitaikyti.
Visada turėkite savo užrašų knygelę, kad galėtumėte užfiksuoti naujas idėjas ir darbus.
Visą dieną jums reikia triušių ir „aktyvaus rūšiavimo“ akimirkų, kai pertvarkote sąrašą iš savo didžiojo smegenų sąvartyno.
Per Organizuotas protas: mąstymas tiesiai informacijos perkrovos amžiuje :
„Tavo smegenys turi tam tikru principu užsiimti visais savo įsipareigojimais ir veikla“, - sako Allenas. „Jūs turite būti užtikrinti, kad darote tai, ko jums reikia, ir kad gerai, kad nedarote to, ko nedarote. Jei tai jūsų galvoje, tada jūsų protas nėra aiškus. Viskas, ką laikote nebaigtu bet kokiu būdu, turi būti užfiksuota patikimoje sistemoje, nepriklausančioje jūsų protui ... “Ta patikima sistema - tai užrašyti.
Atnaujinę sąrašą pritaikykite „Eisenhower Matrix“ .
Kai žinote, į kurią kategoriją viskas telpa, galite atakuoti sąrašą prioritetu.
(Norėdami sužinoti daugiau apie tai, kaip „Navy SEAL“, astronautai ir Samurajus priima gerus sprendimus, spustelėkite čia .)
Gerai, jūs valdote savo tvarkaraštį, jūsų protas tuščias ir jūs esate pasirengęs sutelkti dėmesį ... Ką dabar?
Susiję pranešimai: Kaip pasiekti darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrą 5 žingsniais
6) Turėkite „karo kambarį“
Ar kada matėte Prezidento stalo nuotrauką? Ar turi krūvas dokumentų ir 1000 atsitiktinių post-it? Nr.
Tyrimai rodo, kad stalas atrodo kaip stichinės nelaimės padariniai pasisavina jūsų gebėjimą susikaupti .
Jūs neturite būti tvarkingas keistuolis, bet kai jums laikas nustoti planuoti ir būti VIP, turėti atskirą darbo zoną, skirtą susikaupti.
Per Organizuotas protas: mąstymas tiesiai informacijos perkrovos amžiuje :
Vienas iš būdų išnaudoti natūralų hipokampo atminties stilių yra sukurti skirtingas darbo erdves įvairiems mūsų atliekamiems darbams. Tačiau tą patį kompiuterio ekraną naudojame balansuodami savo čekių knygą, atsakydami į viršininko el. Laiškus, pirkdami internetu, žiūrėdami vaizdo įrašus, kuriuose katės groja pianinu, saugodamos savo artimųjų nuotraukas, klausydamiesi mėgstamos muzikos, mokėdami sąskaitas ir t. skaitydamas dienos naujienas. Nenuostabu, kad negalime visko prisiminti - smegenys paprasčiausiai nebuvo sukurtos taip, kad būtų tiek informacijos vienoje vietoje ... Neurologas ir rašytojas Oliveris Sacksas eina dar labiau: jei dirbate prie dviejų visiškai atskirų projektų, paskirkite vieną stalą arba stalas ar namo sekcija kiekvienam. Tiesiog įžengus į kitą erdvę, paspaudžiamas jūsų smegenų atstatymo mygtukas ir galima produktyviau ir kūrybiškiau mąstyti.
Pagal produktyvumo guru Timas Ferrissas , dėmesys yra tik blaškymosi pašalinimo produktas.
Susiję pranešimai: Kaip praleisti organizuotiausius savo gyvenimo metus
Taigi jūs norite, kad jūsų VIP darbo zona turėtų tai, ko reikia VIP. Ir nieko kito.
Per Organizuotas protas: mąstymas tiesiai informacijos perkrovos amžiuje :
Pažintinė kognityvinės psichologijos išvada, norint įgyti šią kontrolę, yra reguliariai matomų dalykų matomumas ir paslėpimas, kurių nereikia.
Jau girdžiu verkšlenimą: Bet aš neturiu dviejų biurų! Vos neturiu!
Tai ne apie nekilnojamąjį turtą, o apie psichinę erdvę. Jūsų stalas gali būti ten, kur planuojate, tačiau VIP veikia ant sofos.
Arba jūsų stalinis kompiuteris yra paruoštas, bet VIP veikia jūsų „iPad“ (kuriame sąmoningai trūksta „Facebook“, „Twitter“ ir kt. Programų)
Kai ateina laikas dirbti VIP, jums reikia visko, ko reikia darbui atlikti, ir nieko kito.
Jūsų artimiausia aplinka turėtų padarykite tai, ką jums reikia padaryti, lengvai ir tai, ko jums nereikia padaryti .
(Norėdami sužinoti daugiau gudrybių, kurias sėkmingi žmonės naudoja, norėdami pasidaryti puikūs, spustelėkite čia .)
Taigi, kaip mes visa tai sujungsime?
Apibendrinkite
Žingsniai, kaip būti organizuotam ir ramiam kaip vyriausiasis vadas:
- Išimkite iš galvos užduotis ir uždėkite ant vieno dokumento.
- Užrakinkite savo kalendorių ir nustatykite žadintuvus, kad nereikėtų galvoti apie tai, kas toliau.
- Naudokite „paketavimą“ ir filtrus, kad gautumėte reikiamą informaciją tik tada, kai jos reikia.
- Pasirinkite „pakankamai gerai“ dėl mažų sprendimų, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į didelius.
- Reguliariai gaukite, rūšiuokite ir nustatykite prioritetus pagal naujus elementus.
- Turėkite „karo kambarį“, kuriame būtų viskas, ko jums reikia - ir nieko kito.
Prisijunkite prie daugiau nei 100 000 skaitytojų. Gaukite nemokamą savaitės naujinį el. Paštu čia .
Jums reikėjo, kad sekretorius visą dieną budriai stebėtų telefoną ... tada ateidavo atsakikliai ir balso paštas.
Nuo to laiko technologijos nuėjo ilgą kelią ir, šiek tiek planuodami, galite jas panaudoti norėdami išlaikyti savo viltį ir nuveikti puikių dalykų.
Iš pradžių sunku. Taip, jūs suklupsite. Turėsite pakoreguoti ir pritaikyti. Bet su laiku jūs sukursite veikiančią asmeninę sistemą.
Jūs išmoksite pamoką, kurią žino kiekvienas VIP:
Kebliausia išmokti valdyti save . Bet kai sugebėsite tai susitvarkyti, galėsite viską.
Šis kūrinys iš pradžių pasirodė Loja netinkamu medžiu .
Ši istorija iš pradžių pasirodė Šūkis